MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :
Monsieur Renaud Muselier
Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Finalités du traitement

La finalité principale de ce traitement est l’organisation et le déroulement des élections par voie électronique des représentants aux instances de représentation du personnel.

Base juridique du traitement

Les bases légales des finalités référencées du traitement reposent sur :

• - La loi du 6 août 2019 de transformation de la Fonction Publique a modifié les instances administratives qui seront issues des élections professionnelles prévues le 8 décembre 2022, par arrêté du 9 mars 2022 fixant la date des prochaines élections professionnelles dans la fonction publique. Les nouveaux représentants du personnel siègeront dans les instances suivantes : le Comité Social Territorial (CST), les Commissions Administratives Paritaires (CAP des catégories A, B, C) et la Commission Consultative Paritaire unique (CCP).
• - le code électoral ; le code général des collectivités territoriales ;
• - la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique territoriale ;
• - le décret n°85-397 du 3 avril 1985 relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale ;
• - le décret n°89-229 du 17 avril 1989 modifié relatif aux commissions administratives paritaires des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;
• - le décret n°2016-1858 du 23 décembre 2016, modifié, relatif aux commissions consultatives paritaires et aux conseils de discipline de recours des agents contractuels de la fonction publique territoriale ;
• - le décret n° 2017-1201 du 27 juillet 2017 relatif à la représentation des femmes et des hommes au sein des organismes consultatifs de la fonction publique ;
• - le décret n° 2018-55 du 31 janvier 2018 relatif aux instances de représentation professionnelle de la fonction publique territoriale ;
• - le décret n°2021-571 du 10 mai 2021 relatifs aux Comités Sociaux Territoriaux des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
• - Décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique territoriale,
• - Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

- Des dispositions législatives et réglementaires afin d’encadrer l’organisation de ces élections :

-le décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié relatif à l’hygiène et la sécurité ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale ; *

- Des dispositions réglementaires afin d’encadrer le vote électronique :

Provenance des données

Les données traitées proviennent directement des agents ou de la collectivité à partir de ses ressources dont son logiciel principal de gestion des ressources humaines Astre RH.

Personnes concernées et collecte des données

Les personnes concernées sont les agents de la Région dont les données suivantes sont collectées : Nom patronymique, Nom usuel, Prénom, Sexe, Date et lieu de naissance, adresse postale personnelle, moyens d’authentification au site (identifiant et mot de passe), données de connexion (Adresse IP, date et heure de la connexion, parcours utilisateur), émargement (Date et heure du vote).

Destinataires des données personnelles

Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur, et son prestataire pour l’organisation du processus de vote. Les données sont détruites par le prestataire à l’issue du délai de contestation légal.

Les prestataires de la Région disposent d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées, et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s'engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ses prestataires. En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n'échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de conservation des données personnelles

Les données collectées sont récoltées et conservées par les sous-traitants de la Région.

L'article 25 du décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publiques territoriale dispose que "la collectivité ou l'établissement public conserve sous scellés, pendant un délai de deux ans et dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine et au 5° de l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, la collectivité ou l'établissement public procède à la destruction des fichiers supports. Seuls sont conservés les listes de candidats avec déclarations de candidatures et professions de foi, les procès-verbaux de l'élection ainsi que les actes de nomination des membres des bureaux de vote."

Sécurité de vos données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.

En outre, une analyse d’impact sur la protection des données, conforme au RGPD et aux préconisations de la CNIL, a été réalisée dans le but d’évaluer les mesures protectrices des droits des personnes concernées mises en œuvre.