MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES AU DISPOSITIF DE GESTION DU COURRIER

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :
Monsieur Renaud Muselier
Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Finalités du traitement

La finalité principale de ce traitement est la gestion du courrier (matérialisée et dématérialisé) :

• - Enregistrement, numérisation et circulation du courrier entrant et sortant et des courriers internes (notes et fiches d’information)
• - Traçabilité et suivi des courriers

La finalité secondaire du traitement est la communication institutionnelle de la Région.

Base juridique du traitement

Les bases légales des finalités référencées du traitement reposent sur l'intérêt légitime de la Région pour la gestion du courrier et sur sa mission d’intérêt public pour la communication institutionnelle.

Provenance des données

Les données traitées proviennent directement de l'envoi de courriers de la part des personnes concernées.

Personnes concernées et collecte des données

Les personnes concernées sont :

• - Agent (Vie professionnelle, titre, fonction, données de contact professionnelles, adresse email professionnelle, numéros professionnels, traçabilité informatique
• - Chef d'entreprises (vie professionnelle, nom de la société, numéro de SIREN, SIRET et autres éléments d'identification relatifs à l'activité professionnelle et entrepreneuriales, titre, fonction, données de contact professionnelles, identité de base
• - Employé d'un prestataire (vie professionnelle, nom de la société, numéro de SIREN, SIRET et autres éléments d'identification relatifs à l'activité professionnelle ou entrepreneuriale ),identité de base
• - Membre d'une association (vie professionnelle, nom de la société, numéro de SIREN, SIRET et autres éléments d'identification relatifs à l'activité professionnelle ou entrepreneuriale), données de contact professionnelles, identité de base; données de contact personnelles, identité de base

Adresse IP, données relatives au poste de travail), Identité de base

Destinataires des données personnelles

Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur, et le sous-traitant NEOLEDGE.

Le sous-traitant de la Région NEOLEDGE dispose d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées, et a une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s'engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autre que ce sous-traitant.

En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n'échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de conservation des données personnelles

Les données collectées sont conservées 5 ans.

A l'issue de la durée de conservation strictement nécessaire aux finalités susmentionnées ou en cas d'exercice de votre droit d'opposition, la Région s'engage à détruire toutes vos données personnelles.

Sécurité de vos données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.

Une analyse d'impact a été effectuée et validée par le responsable de traitement, avant le démarrage du dispositif.