MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES A LA GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES EXTERNALISEES.

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :
Monsieur Renaud Muselier
Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Finalités du traitement

La finalité principale de ce traitement est la gestion des archives physiques externalisées.

Ce traitement comprend également les finalités supplémentaires suivantes :

• - Recherches administratives

Base juridique du traitement

Les bases légales des finalités référencées du traitement reposent :

• - sur la mission d''intérêt public de l'archivage (livre II du Code du Patrimoine) pour la finalité de gestion des archives ;
• - sur l'intérêt légitime pour la finalité de recherches administratives.

Provenance des données

Les données traitées proviennent de :

• - l'ensemble des autres traitements référencés à la Région et notamment des différentes applications métier.
• - le système d'information archivistique (SIA) de la région

Personnes concernées et collecte des données

Les personnes concernées sont les agents, les bénéficiaires d'aides régionales et les élus.

Les données collectées sont, selon le profil : les données RH, les données d'ordre économique et financier, les documents d'identité personnelle, les données relatives à la vie professionnelle, les données administratives fiscales et relatives à la protection sociale, les données relatives à la scolarité.

Destinataires des données personnelles

Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur, et son sous-traitant EVERIAL.

Les sous-traitants de la Région disposent d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées et à une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s'engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ces sous-traitants. En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n'échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de conservation des données personnelles

La durée d'utilisation administrative (DUA) sont fixés par instructions ministériels dont les plus notables sont :

la DGP-SIAF-2013004 et la DAF-DPACI-RES-2009-018

• - CONFIRMER CETTE MENTION : Les données communiquées au tiers-archiveur pour alimenter son outil informatique de recherche sont supprimées suivant le process administratif prévu à cet effet à la fin du marché d'externalisation.
• - Selon les typologies de documents et leurs sorts finaux associés, les archives physiques comportant des données personnelles seront soit éliminées par le prestataire d'externalisation dans le respect de la procédure d'élimination d'archives publiques, soit transférées au service des archives de la Région afin qu'elles soient triées/échantillonnées puis conservées définitivement.

Sécurité de vos données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.