MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES A LA GESTION DES ARCHIVES NUMERIQUES

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :
Monsieur Renaud Muselier
Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Finalités du traitement

La finalité principale de ce traitement est la recherche historique et scientifique.

Ce traitement comprend également les finalités supplémentaires suivantes :

• - Conservation intègre
• - Gestion des archives
• - Archivage intermédiaire en complément des dispositifs numériques de l'institution

Base juridique du traitement

Les bases légales des finalités référencées du traitement reposent :

• - sur la mission d''intérêt public de l'archivage (livre II du Code du Patrimoine ) pour la finalité de recherche historique et scientifique ;
• - sur l'obligation légale (livre II du Code du Patrimoine) pour la finalité de conservation intègre ainsi que pour la finalité archivage intermédiaire ;
• - sur l'intérêt légitime pour la finalité de gestion des archives.

Provenance des données

Les données traitées proviennent de l'ensemble des autres traitements référencés à la Région et notamment des différentes applications métiers.

Personnes concernées et collecte des données

Les personnes concernées sont les Conseillers régionaux, les membres du CESER, les employés de prestataires de la Région, les bénéficiaires d'aides régionales et les agents région.

Les données collectées sont, selon le profil : les données RH, les données d'ordre économique et financier, les documents d'identité personnelle, les données relatives à la vie professionnelle, les données administratives fiscales et relatives à la protection sociale, les données relatives à la scolarité, les données de traçabilité informatique.

Destinataires des données personnelles

Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur ayant versé lesdites archives, le service des Archives, la personne concernée ou ses ayants droits sur ses propres données personnelles et les citoyens sur demande dans le cas où le délai de communicabilité est échu.

Les sous-traitants de la Région disposent d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées et à une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s'engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ces sous-traitants. En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n'échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de conservation des données personnelles

La durée d'utilisation administrative (DUA) varie selon la typologie des données conservées et correspondent aux délais fixés par les instructions ministérielles en vigueur ou les tableaux de gestion élaborés par la Région.

Au bout de la durée d'utilisation administrative :

• - Les données sont soit supprimées suivant le process administratif prévu à cet effet
• - Soit elles sont archivées définitivement, après tri ou échantillonnage, si elles représentent un intérêt historique, toujours selon les instructions ministérielles.

Sécurité de vos données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.

Une analyse d'impact a été effectuée et validée le 22 mars 2023 par le responsable de traitement.