MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES A LA GESTION ADMINISTRATIVE DES PERSONNELS, SUIVI DES CARRIERES, GESTION DE LA DISCIPLINE

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :
Monsieur Renaud Muselier
Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Finalités du traitement

Les finalités du traitement sont relatives à la gestion administrative des personnels, la gestion de la discipline, contentieux et relation avec le contrôle de la légalité, le suivi des carrières.

La gestion administrative des personnels comporte les sous-finalités suivantes :

• - Gestion du dossier individuel de l'agent, conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés,

- Réalisation d’états statistiques ou de listes d’employés pour répondre à des besoins de gestion administrative,

- Gestion des organigrammes,

- Gestion du temps de travail.

Base juridique du traitement

Les bases légales des finalités du traitement reposent sur :

• - L'obligation légale : Le Code Général de la Fonction Publique, Livre V : Carrières et Parcours professionnels, Articles L.511-1 à L.562-1
• - Articles 411-41 à 411-53 du Code des Communes pour les médailles;
• - Le contrat : Pour le traitement de gestion administrative des personnels, (sous-finalités gestion du DIA et gestion du contentieux) ;
• - L'intérêt public : Pour le traitement de gestion de la discipline, contentieux et relation avec le contrôle de légalité conformément aux textes en vigueur :

- Décret n°2001-623 du 12 juillet 2001 pris pour l'application de l'article 7-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 et relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique territoriale) pour la finalité de gestion administrative des personnels, sous-finalité de gestion du temps de travail.

- Code Général de la Fonction Publique, Livre V - Titre III : Discipline – Articles L.531-1 à 533-6 ;

- Décret n°89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicables aux fonctionnaires territoriaux ;

- Décret n°88-145 du 15 février 1988 portant dispositions statutaires relative à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale ;

- Décret n°92-1194 du 4 novembre 1992 fixant les dispositions communes applicables aux fonctionnaires stagiaires de la fonction publique territoriale ;

Provenance des données

Les données traitées proviennent de la saisie des données des agents sur le logiciel de gestion des ressources humaines.

Personnes concernées et collecte des données

Les personnes concernées sont les agents et les apprentis dont les données suivantes sont collectées :

• - Informations relatives à l'identité,
• - Coordonnées personnelles,
• - Coordonnées professionnelles,
• - Informations économiques et financières,
• - Informations relatives à l’activité professionnelle,
• - Informations de santé.
• - Extrait du casier judiciaire,
• - Convocations, rapports en lien avec la médecine du travail,
• - Informations concernant situation d’invalidité ou du handicap.

Destinataires des données personnelles

Les sous-traitants de la Région disposent d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées, et a une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s'engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ces sous-traitants. En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n'échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de conservation des données personnelles

La durée d'utilisation courante des données est accessible via le plan de classement.

La durée d'utilisation administrative est fixée à 80 ans à partir de la date de naissance de l'agent.

Concernant les données qui ne sont pas prévues par les textes en vigueur, la Direction des Ressources Humaines a établi un document avec le service des Archives listant les règles à appliquer en matière de durée de conservation.

Les données de badgeage sont conservées sur l'année en cours, avec 5 ans d'historique.

A l'issue de la durée de conservation strictement nécessaire aux finalités susmentionnées ou en cas d'exercice de votre droit d'opposition, la Région s'engage à détruire toutes vos données personnelles.

Sécurité de vos données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.

En outre, une analyse d’impact sur la protection des données, conforme au RGPD et aux préconisations de la CNIL, a été réalisée dans le but d’évaluer les mesures protectrices des droits des personnes concernées mises en œuvre.